10 hiba, amit kerülj el irodaszerek rendelésekor – Spórolj időt és pénzt!

Irodavezetőként vagy beszerzőként pontosan tudod, hogy az irodaszerek folyamatos és zökkenőmentes utánpótlása elengedhetetlen a mindennapi munkafolyamatokhoz. Azonban a látszólag egyszerű feladat során is könnyen elkövethetők olyan hibák, amelyek időt, pénzt és energiát pazarolnak. Cikkünkben összegyűjtöttük a 10 leggyakoribb buktatót, amit érdemes elkerülnöd, hogy az irodaszer rendelés valóban zökkenőmentes és költséghatékony legyen.

1. hiba: A tervezés hiánya – Impulzív vásárlás

Az egyik legnagyobb hiba, ha csak akkor rendeled meg a szükséges irodaszereket, amikor már kifogyott valami és sürgősen szükség van rá. Az impulzív vásárlás gyakran drágább, mivel nincs idő összehasonlítani az árakat, illetve egyéb szállítási feltételeket és kénytelen vagy a leggyorsabb (és nem feltétlenül a legolcsóbb, leghatékonyabb) megoldást választani.

Megoldás: Készíts egy éves vagy negyedéves beszerzési tervet! Rendszeresen ellenőrizd a raktárkészletet, és vezess nyilvántartást a fogyásról! Így előre láthatod a szükséges termékek listáját és kihasználhatod a mennyiségi kedvezményeket, vagy a szezonális akciókat.

2. hiba: Csak az árra történő fókuszálás – A minőség figyelmen kívül hagyása

Az olcsóbb termék elsőre vonzónak tűnhet, de hosszú távon gyakran drágábbnak bizonyul. Egy rossz minőségű toll hamar kifogy, egy gyenge minőségű papír elakad a nyomtatóban, vagy elmosódik rajta a tinta. Ez nemcsak bosszúságot okoz, hanem felesleges pazarláshoz és extra költségekhez vezet.

Megoldás: Ne csak az árat, hanem a minőséget is vedd figyelembe! Keresd a megbízható márkákat és a tartós termékeket. Gondold át, hogy az adott termék milyen intenzitással és milyen céllal lesz használva, és ehhez mérten válassz minőséget! Egy drágább, de időtállóbb termék hosszú távon sokkal költséghatékonyabb lehet.

3. hiba: A raktározási kapacitás figyelmen kívül hagyása

Nagyobb mennyiség rendelése általában kedvezőbb árat jelent, de csak akkor éri meg, ha van elegendő tárolóhely az irodában. A zsúfolt, rendetlen raktár nemcsak nehezíti a átláthatóságot, hanem sérülésekhez is vezethet, továbbá a feleslegesen rendelt termék csak  foglalja a rendelkezésre álló helyet.

Megoldás: Mérd fel a rendelkezésre álló raktározási kapacitást! Optimalizáld a tárolóhelyeket, és csak annyi terméket rendelj, amennyit kényelmesen és biztonságosan el tudsz helyezni. Fontold meg a "just-in-time" beszerzést, ha a szállító gyors és megbízható.

4. hiba: A beszállítók nem megfelelő kiválasztása

Egy megbízhatatlan beszállító késedelmes szállítást, hiányos csomagokat vagy rossz minőségű termékeket eredményezhet. Ez komoly fennakadásokat okozhat az iroda működésében, illetve felesleges stresszt generálhat.

Megoldás: Válassz megbízható, referenciákkal rendelkező irodaszer webáruházat! Érdemes olyan partnert keresni, amely gyors szállítást, széles termékválasztékot és kiváló ügyfélszolgálatot kínál. Fontos a garancia és a problémakezelés módja is, nézd meg mi, hogyan kezeljük mindezt az Office Shop-nál!

5. hiba: A felhasználói visszajelzések figyelmen kívül hagyása

Az irodaszereket a munkatársaid használják nap mint nap. Ha nem veszed figyelembe az ő igényeiket és visszajelzéseiket, előfordulhat, hogy olyan termékeket rendelsz, amelyek nem felelnek meg a célnak, vagy nem kényelmesek a használat során. Ez csökkentheti a dolgozók elégedettségét és a produktivitást.

Megoldás: Kérd ki a munkatársak véleményét! Készíts egy rövid felmérést arról, mely irodaszerekre van leginkább szükségük, melyekkel dolgoznak szívesen! Így biztosíthatod, hogy a beszerzések valóban hasznosak legyenek, és hozzájáruljanak a kellemesebb munkakörnyezethez.

6. hiba: Környezeti szempontok figyelmen kívül hagyása

A mai világban egyre fontosabb a környezettudatosság. Az irodaszerek beszerzése során is van lehetőség a fenntarthatóságra, de sokan megfeledkeznek erről a szempontról és csak az azonnali, gyakran kevésbé környezetbarát megoldásokat választják.

Megoldás: Keress újrahasznosított, újrahasznosítható vagy fenntartható forrásból származó termékeket (pl. FSC minősítésű papír)! Fontold meg a tartósabb, újratölthető eszközök beszerzését az egyszer használatosak helyett! Ezzel nemcsak a környezetet kíméled, hanem céged imázsát is javíthatod.

7. hiba: A termékek lejáratának/szavatosságának figyelmen kívül hagyása

Bizonyos irodaszereknek, mint például a tintapatronoknak, ragasztóknak, vagy akár az irodai konyhába szánt élelmiszereknek is van szavatossági idejük. Ha túl nagy mennyiséget rendelsz, vagy nem ellenőrzöd a lejárati dátumokat, könnyen előfordulhat, hogy a termékek megromlanak vagy használhatatlanná válnak, mielőtt felhasználnád őket.

Megoldás: Rendszeresen ellenőrizd a raktáron lévő termékek szavatossági idejét! Kisebb mennyiségben rendeld azokat a termékeket, amelyeknek a szavatossági ideje hamarabb lejár vagy speciális tárolási igényeik miatt romlandóak lehetnek! Használd a "first-in, first-out" (FIFO) elvet a raktározásnál, azaz a régebbi termékeket használd fel először!

8. hiba: Nem megfelelő mennyiség rendelése – Túl sok vagy túl kevés

A túlzott mennyiségek rendelése felesleges készletezést, helypazarlást és esetleges minőségromlást okozhat, míg az alul becsült mennyiségek gyakori utórendelést, sürgősségi felárakat és a munkafolyamatok lassulását, leállását eredményezhetik. Tehát a pontos mennyiség meghatározása kulcsfontosságú.

Megoldás: Elemezd a korábbi fogyási adatokat! Használj készletnyilvántartó rendszert, amely segít nyomon követni a termékek mozgását! Állíts be minimális készletszinteket, amelyek jelzik, mikor van szükség új rendelésre!

9. hiba: A termékleírások és specifikációk pontatlan ellenőrzése

Előfordulhat, hogy a rendelés során nem fordítasz kellő figyelmet a termékek részletes leírásaira és specifikációira. Ennek eredményeként rossz méretű boríték, nem kompatibilis nyomtatópatron, vagy nem megfelelő típusú iratrendező érkezhet.

Megoldás: Mindig olvasd el figyelmesen a termékleírásokat! Ellenőrizd a méreteket, színeket, kompatibilitást és egyéb fontos paramétereket, mielőtt a kosárba helyezed a terméket! Ha bizonytalan vagy, vedd fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal!

10. hiba: A garancia és visszaküldési feltételek nem ismerete

Sokan csak akkor olvassák el a garanciális és visszaküldési feltételeket, amikor már probléma adódott. Azonban ha előre tisztában vagy ezekkel, sok kellemetlenségtől és időpazarlástól kímélheted meg magad egy esetleges hibás teljesítés esetén.

Megoldás: Mielőtt új beszállítóval kezdenél dolgozni, vagy nagyobb értékű terméket rendelnél, ismerd meg a garanciális és visszaküldési feltételeket! Keresd azokat a webáruházakat, amelyek egyértelmű és vásárlóbarát garanciát/garanciákat kínálnak!

Az irodaszer rendelés nem ördöngösség, de odafigyelést igényel. Azáltal, hogy elkerülöd ezeket a gyakori hibákat, jelentősen javíthatod a beszerzési folyamatot, időt és pénzt spórolhatsz, miközben biztosíthatod az iroda zökkenőmentes működését továbbá a munkatársak is  elégedettebbek lesznek. Fedezd fel az Office Shop széles kínálatát, ahol minőségi termékekkel és megbízható szolgáltatással várunk, hogy az irodaszer beszerzés valóban egyszerű és hatékony legyen!