10 hiba, amit kerülj el irodaszerek rendelésekor

Az irodaszerek beszerzése sok szervezetnél rutinfeladatnak tűnik, mégis az egyik leggyakoribb forrása a felesleges költségeknek és a működési zavaroknak. A problémák jellemzően nem egy-egy rossz döntésből, hanem következetlen gyakorlatból és hiányzó szabályokból adódnak.

Ez az összefoglaló tíz olyan tipikus hibát mutat be, amelyek rendszeresen előfordulnak irodaszerek rendelésekor. Mindegyik pontnál megfogalmazunk egy gyakorlati szempontot is, amely azonnal alkalmazható a beszerzési gyakorlatban.

1. Nincs egyértelmű felelőse az irodaszer rendelésnek

Az irodaszerek rendelése akkor válik kezelhetetlenné, ha több munkatárs párhuzamosan ad le rendeléseket egyeztetés nélkül. Ennek következménye jellemzően a duplikált beszerzés, a felesleges készletezés és az átláthatatlan költségstruktúra.

Döntési szempont: jelölj ki egyetlen felelős személyt vagy szerepkört, aki összegyűjti az igényeket és leadja a rendelést. Ez nem lassítja, hanem kiszámíthatóbbá teszi a folyamatot.

2. Ad hoc rendelés tervezés nélkül

A tervezés nélküli beszerzés jellemzően akkor történik, amikor egy termék kifogy, és azonnali megoldásra van szükség. Ez rövid távon működőképesnek tűnik, de hosszabb távon gyakori rendelésekhez és magasabb szállítási költségekhez vezet.

Döntési szempont: alakíts ki havi vagy kétheti rendelési ciklust, és ehhez igazítsd az igényfelmérést.

3. Készletszintek figyelmen kívül hagyása

Ha nincs nyilvántartás a meglévő irodaszerekről, a rendelés gyakran feltételezésekre épül. Ennek következménye vagy a túlzott készletfelhalmozás, vagy a kritikus termékek hiánya.

Döntési szempont: vezess egyszerű készletlistát a legfontosabb fogyóeszközökről, és rendszeresen frissítsd.

4. Az ár az egyetlen döntési szempont

A kizárólag ár alapján történő választás rövid távon megtakarítást ígér, de gyakran gyengébb minőséghez, gyorsabb elhasználódáshoz és pótrendelésekhez vezet. Ez összességében növeli az éves beszerzési költséget.

Döntési szempont: az egységár mellett vedd figyelembe a minőséget, a kompatibilitást, a termék tényleges élettartamát és a használatból adódó pótlási igényt is.

5. Nem egységesített termékkör használata

Amikor ugyanarra a feladatra többféle termék van használatban, az növeli a beszerzés bonyolultságát és csökkenti az átláthatóságot. Ez különösen igaz nyomtatási kellékek és papíráru esetén.

Döntési szempont: határozz meg jóváhagyott terméklistát a leggyakrabban használt irodaszerekből.

6. Szállítási feltételek figyelmen kívül hagyása

A szállítási határidők és feltételek figyelmen kívül hagyása működési kockázatot jelent. Ha a szükséges irodaszer nem érkezik meg időben, az közvetlenül akadályozhatja a napi munkavégzést.

Döntési szempont: rendelés előtt mindig ellenőrizd a szállítási időt és az esetleges garanciákat.

7. Túl gyakori kis értékű rendelések

A sok kis összegű rendelés növeli az adminisztrációs terhelést és a szállítási költségeket. Ez gyakran rejtett költségként jelenik meg a beszerzésben.

Döntési szempont: vond össze az igényeket, és törekedj kevesebb, de átgondolt rendelésre.

8. Igények dokumentálásának hiánya

Ha az igények nem kerülnek rögzítésre, utólag nehéz visszakövetni, miért történt egy adott beszerzés. Ez megnehezíti a költségek elemzését és az optimalizálást.

Döntési szempont: használj akár egy egyszerű táblázatot az igények és rendelések nyomon követésére.

9. Nem megfelelő beszállító választása

A beszállító kiválasztása nem kizárólag az ár összehasonlítását jelenti, hanem egy komplex döntés, amely a megbízhatóságot, a szállítás pontosságát, a rendelkezésre állást és a hosszú távú együttműködés kockázatait is figyelembe veszi. A megbízhatóság, a kiszolgálás minősége és az elérhetőség hosszú távon nagyobb jelentőséggel bír.

Döntési szempont: értékeld rendszeresen a beszállító teljesítményét, és ne csak az aktuális árak alapján dönts.

10. Utólagos elemzés hiánya

Sok szervezetnél a rendelés lezárul a kiszállítással. Ha nincs utólagos elemzés, a hibák ismétlődnek, és a beszerzés nem fejlődik.

Döntési szempont: időszakosan tekintsd át a rendeléseket, a költségeket és a felhasználást, és vond le a tanulságokat.

Hasznos tudnivalók

Az irodaszerek rendelése akkor működik hatékonyan, ha a folyamat egyszerű, dokumentált és következetesen betartott. Már néhány alapelv bevezetése is jelentős költség- és időmegtakarítást eredményezhet.

Gyakran felmerülő kérdések

Miért fontos egyetlen felelős kijelölése az irodaszer rendeléshez?
Mert így elkerülhető a párhuzamos és indokolatlan beszerzés, valamint javul az átláthatóság.

Milyen gyakran érdemes irodaszert rendelni?
Általában havi vagy kétheti ciklus javasolt, a felhasználás volumenétől függően.

Érdemes készletet felhalmozni?
Csak a rendszeresen fogyó termékek esetében, ellenőrzött készletszintekkel.

Az alacsony ár mindig jó döntés?
Nem feltétlenül, mert a gyengébb minőség hosszú távon többletköltséget okozhat.

Hogyan mérhető az irodaszer beszerzés hatékonysága?
A rendelési gyakoriság, az éves költség és a hiányok száma jó összehasonlítási alapot ad.